Как долго следует хранить документы после прекращения деятельности ИП

После прекращения статуса индивидуального предпринимателя (ИП) необходимо сохранять накопившуюся документацию до истечения срока ее хранения. Объясним, с какой целью введено данное правило и как правильно сохранять документацию, чтобы избежать наложения штрафов.

Каков срок хранения документации для индивидуальных предпринимателей

Кратко:

  • После прекращения деятельности индивидуального предпринимателя необходимо сохранить документы, учитывая, что период их хранения зависит от конкретной категории.
  • Сохранение документов необходимо для разрешения потенциальных конфликтных ситуаций. К примеру, в случае возникновения неоднозначностей, требующих разъяснений со стороны налоговых или трудовых инспекций.
  • Основная часть первичных документов подлежит хранению в течение пяти лет с момента завершения налогового периода. Для определенных кадровых документов срок хранения может составлять до 75 лет.
  • Вы можете оставить документацию дома, передать их в архив или загрузить в цифровое хранилище. Цена будет определяться в зависимости от выбранного варианта и объема предоставляемых документов. Внедрение цифровых технологий в архивное дело не освобождает от необходимости сохранения бумажных копий.
  • Степень ответственности за нарушение зависит от типа документа, например, отсутствие кадровых документов влечет за собой штраф в размере 5 000 рублей.
  • По истечении периода хранения документы могут быть утилизированы: самостоятельно или с использованием услуг специализированных компаний.

Акция

3 месяца к тарифу в подарок

Подключение к сервису Контур.Бухгалтерия при выборе акционного тарифа дает право клиенту получить увеличенный на три месяца срок действия тарифа.

Все акции

Акции онлайн бухгалтерии

Как поступить после завершения срока хранения?

Нельзя просто избавиться от документов с истекшим сроком хранения, выбросив их или сжигая на заднем дворе. Для получения документального подтверждения утилизации необходимо строго соблюдать предписанные процедуры.

В начале процесса составляется акт, включающий в себя:

  • Опись списка документации для уничтожения;
  • Прописывается метод утилизации, такой как сжигание или использование шредера.

Ликвидировать можно независимо или воспользоваться услугами специализированной компании. Предоставив акт об утилизации документации, можно законно избежать ответов на запросы государственных органов, касающихся информации с истекшим сроком хранения.